Docutain? Schon mal gehört? Über Digitalisierung wird viel gesprochen, berichtet und geschimpft. Ich persönlich finde das Thema echt spannend und wollte gerade im Bereich der eigenen Dokumenten-Organisation weg von Papier, denn Rechnungen, unterschiedlichste Schreiben, Schulinformationen der Kids, Quittungen (wegen der Garantie) und vieles andere mehr laufen hier nach wie vor noch in Papierform auf und warten dann gerne darauf, in verschiedene Ordner zu wandern und dort am Ende mit der Zeit verstauben und auf Dauer unsäglich viel Platz verbrauchen.
Da es öfters mal zu der Situation kam, dass irgendein Schreiben gesucht wurde, welches dann noch nicht abgeheftet war und irgendwo schlicht untergegangen ist, kam der Gedanke, zukünftig alles einzuscannen, um das Wiederfinden einzelner Dokumente einfacher zu gestalten und mehr Platz in der Stadtwohnung zu haben.
Da ich beruflich bereits länger mit digitalen Archiven (Saperion) und anderen Management-Systemen (d.velop) arbeite, war der Schritt im Privaten nicht sehr schwer. Relativ schnell bin ich auf die App Docutain gestoßen und habe sie mir testweise mal auf das Smartphone geladen. Die erste Anmeldung und Einrichtung gingen intuitiv und schnell, so dass ich die ersten Scans direkt mit dem Smartphone machen konnte. Im Vergleich zu d.velop finde ich Docutain sogar ein ganzes Stück schlanker und eleganter. Aber dies soll kein Vergleich sein, sondern ein Erfahrungsbericht mit Docutain.
Docutain- Funktionen:
Mit Docutain bekommt Ihr eine übersichtliche App fürs Smartphone und/oder ein Programm für den Windows-PC (Apple wird aktuell nicht bedient). Im Detail heißt das:
Unbegrenzt scannen, egal ob mobil oder mit einem Desktop-Scanner – alles ist möglich. Es gibt z.B. auch die Möglichkeit, Dokumente mit dem Handy direkt in die Windows-Anwendung zu scannen, damit diese dort in Ruhe bearbeitet werden können.
Docutain hat eine Randerkennung und Perspektivkorrektur, man kann Auto- und Farbfilter verwenden und Dokumente anschließend per Mail oder alle anderen gängigen Kommunikationswege verschicken. Es gibt einen PDF- und JPG-Import und auch komplette Ordnerstrukturen sowie Anhänge aus E-Mails können via Import zu Docutain übertragen werden. Auch QR-Codes können eingescannt und die dahinter liegenden Inhalte eingesehen werden, ein gesonderter QR-Code-Scanner ist nicht mehr notwendig. Weitere Infos zu Docutain Scanner Funktionen gibt es hier >>>
Vorteil der DMS-Software für Windows:
Die Software für Windows Desktop liefert wesentlich mehr Funktionen als eine simple Scanner-App für Windows. Das Ganze ist eine innovative und sichere Dokumentenmanagementsystem-Software (DMS) und ist perfekt für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.
Die Software erkennt beim Scannen oder beim Drag-and-Drop Import automatisch die Inhalte und schlägt z.B. Namen, Adresse, Rechnungsbetrag, Datum etc. vor. Das nimmt einem schon mal etwas Arbeit ab.
Bereits angelegte Dokumententypen, Adressen, Schlagwörter und vieles mehr werden erkannt und vorgepflegt. Aufgrund der Schnellsuche findet man aber generell die entsprechenden Dinge sehr schnell. Das Arbeiten am PC funktioniert hier wunderbar!
In Kombination mit der App macht das Arbeiten in der Desktop-Version richtig Spaß. Man scannt, wie vorhin schon erwähnt, die einzelnen Dokumente mit dem Smartphone, egal wo man grade ist und bearbeitet diese einfach später am PC.
Die Desktop-Ansicht ist in drei Bereiche gegliedert. Links sieht man die Informationen zum Dokument, in der Mitte steht das Dokument selber und rechts befinden sich Seitenvorschauen, Suchergebnisse und vieles mehr.
Docutain ist perfekt für jeden, egal ob Privatperson, Schüler und Lehrer, Vermieter und Hausverwaltungen, Vereine oder Versicherungen, mit Docutain bekommt man das Papierchaos auf dem Schreibtisch oder im Büro in den Griff.
Generelle Organisation:
Die Bearbeitung der Dokumente funktioniert super! Dank Indexierung (Bezeichnung, Schlagwörter, Adresse, Steuerrelevant, etc.), Schlagwörter, unterschiedlichen Dokumententypen und Adressen findet man jedes Dokument schnell wieder. Hierfür gibt es eine umfangreiche Suchmaske, eine Schnellsuche und selbstverständlich eine OCR-Texterkennung. Man kann weiterhin Erinnerungen setzen, Rechnungen aus Docutain bezahlen, kann Texte kopieren und einzelne sowie gesammelte Dokumente versenden oder drucken.
Natürlich bedarf das ganze etwas Arbeit, man muss sich Schlagwörter überlegen, einzelne Kategorien benennen und das ganze zum Dokument hinzufügen. Am Ende macht man dies aber einmal und dann hat man alles, was man braucht. Neue Kategorien oder Schlagwörter sind grundsätzlich schnell hinzugefügt. Aber wie in so vielen Dingen ist auch hier weniger mehr!
Sicherheit?
Dank modernster Verschlüsselung und einem durchdachten Sicherheitskonzept, einem Passwortschutz, Fingerabdruck oder Face ID gebt Ihr nur bestimmten Leuten einen Zugang zu Euren Daten, externe Dienstleister oder Server sind nicht an Board, die OCR-Texterkennung oder die Verschlüsselung werden lokal auf dem eigenen Gerät durchgeführt und da Ihr selbst entscheiden könnt, ob Ihr Cloud-Anbieter nutzen wollt und wenn ja, zu welchen Cloud-Anbietern Ihr Eure Daten exportieren möchtet. Eure Daten werden also nicht auf irgendwelchen Servern gespeichert. Als Cloud-Anbieter werden alle gängigen Anbieter von OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, Magenta Cloud, HiDrive, Nextcloud, GMX, Web.de, Owncloud und Box unterstützt. Die Cloud-Anbindung ist optional!
Natürlich könnt Ihr in den Einstellungen noch festlegen, wie der Synchronisierungsrhythmus zeitlich aussehen soll, ob Daten ausschließlich über das WLAN synchronisiert werden und ob die Daten auch lokal auf dem Gerät gespeichert werden sollen.
SDK für Firmenkunden (Edit 30.08.2023)
Docutain bietet seine Funktionalitäten mittlerweile auch als SDK für Firmenkunden an. Hier gibt es Pakete wie Dokumentenscanner, Barcodescanner, OCR-Texterkennung und Datenexraktion, alle Informationen dazu findet Ihr auf der eigens eingerichteten Website https://sdk.docutain.com! Hier findet Ihr alle wichtigen Infos zusammengefasst auf einer Seite!
Ich nutze Docutain hauptsächlich auf dem Android-Smartphone, habe kann aber auch über das iPad auf alle meine Dokumente zugreifen und weil ich Neugierig war, wie das Gesamtpaket funktioniert, habe ich auch einen Windows-Account zur ganz entspannten Dokumentenbearbeitung und ich bin wirklich schwer begeistert, wie einfach und gut dieses Programm funktioniert. Informationen zu den verschiedenen Paketen (Docutain Desktop, Docutain Premium) können der Website entnommen werden >>>
Das Papierchaos habe ich tatsächlich größtenteils beseitigt und mittlerweile schmeiße ich Dokumente, die ich gescannt und abgelegt habe, rigoros weg. Im Blog von Docutain gibt es noch den ein oder anderen spannenden Post, zum Beispiel über den Preis Beste Homeoffice-App 2021, einen Erfahrungsbericht eines Werksstudenten und vieles mehr.
“Docutain steht für Document (Dokument) und Maintain/Retain (aufrechterhalten/aufbewahren).”
Docutain Website
Hinter Docutain steckt die Infosoft Informations- und Dokumentationssysteme GmbH aus Koblenz, diese blickt auf über 20 Jahre Erfahrung im Bereich der unternehmensbasierten Dokumentenarchivierung und Verwaltung zurück. Mit dem DMS Docutain liefern sie jetzt eine komprimierte Anwendung für den PC und das Smartphone und bieten somit jedem, der in diese Welt eintauchen möchte, ein komplettes Dokumentenmanagementsystem für einen flexiblen Einsatz an. Für die alltägliche Ordnung im privaten Papierchaos perfekt.
Der Support agiert schnell, zuverlässig und absolut freundlich – auch hier kann ich nur ein großes Lob aussprechen. So soll es sein, genau so stelle ich mir das vor. Also ich habe meine persönliche Software für die digitale Verwaltung von Dokumenten in Docutain gefunden.
Auch versuchen und Bäume pflanzen?
Wieso Bäume pflanzen? Ihr arbeitet mit Docutain und Docutain unterstützt ein Wald-Projekt (Tree-Nation). Durch die Speicherung von Dokumenten in Docutain werden weltweit Bäume gegen den Klimawandel gepflanzt. Eine tolle Sache!
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